TABLA DINÁMICA
DEFINICIÓN
Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.
Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.
Una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo. Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para ver los datos de una manera diferente, haciendo de ésta una herramienta muy poderosa.
CREAR Y ACTUALIZAR TABLAS
Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.
Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.
Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.
En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.
Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artículo anterior, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.
De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:
Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la información.
Actualizar una tabla dinámica
Con esta breve explicación podrías comenzar a entender porque las tablas dinámicas no se actualizan automáticamente cuando cambiamos los datos de origen o cuando oprimimos la tecla F9. Para poder actualizar la información que despliega la tabla dinámica siempre debes pulsar el botón Actualizar que se encuentra dentro de la ficha Opciones que pertenece a las Herramientas de tabla dinámica.
Esto hará que Excel lea de nuevo los datos origen de la hoja de Excel y actualice la memoria caché provocando así también una actualización de la tabla dinámica. Debes tener siempre en mente este concepto para evitar pensar que una tabla dinámica se actualizará automáticamente al editar los datos fuente.
CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO
Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la comprensión de los datos de una tabla dinámica.
Cómo crear un gráfico dinámico en Excel
Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica que servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.
Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que deseas utilizar.
Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo. Observa cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro sobre la tabla dinámica:
De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del gráfico dinámico:
Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.
EJEMPLO PRÁCTICO
Partiendo de una hoja de cálculo que contiene las estadísticas de ventas para una empresa ficticia, supongamos que queremos responder a la pregunta: ¿Cuánto es el total de ventas por cada vendedor? Esto puede llevar mucho tiempo porque cada uno de ellos aparece en varias filas al igual que su venta mensual. Aunque podríamos utilizar la función Subtotal todavía tendríamos un montón de datos por analizar.
Archivo inicial
Por suerte, una tabla dinámica puede hacer todas las operaciones matemáticas al instante y resumir los datos de una manera que no sólo es fácil de leer sino también, de manipular.
Para crear una tabla dinámica que responda a la pregunta, sigue estos pasos:
Paso 1:
Selecciona la tabla o celdas (incluyendo los encabezados de columna) que contienen los datos que vas a utilizar.
Paso 2:
En la ficha Insertar, haz clic en el comando Tabla dinámica.
Paso 3:
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Asegúrate de que la configuración sea correcta y haz clic en Aceptar.
Paso 4:
Una tabla dinámica en blanco aparecerá al lado izquierdo y la lista de campos, al derecho.
RESUMEN
TABLA DINÁMICA
Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.
CREAR Y ACTUALIZAR TABLAS
Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla.
CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO
Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la comprensión de los datos de una tabla dinámica.
RECOMENDACIONES
- Puedes aplicar formatos a tus tablas dinámicas. Cambiar colores y tipos de letra, por ejemplo, para hacerlos concordar con la imagen corporativa de tu empresa o la de tus clientes.
- Actualizar la tabla dinámica es un juego de niños. Una vez añadido o modificados datos de nuestra lista de origen, podremos actualizar nuestra tabla haciendo click sobre el botón “Actualizar”.
- Cuando deseas comparar totales relacionados, sobre todo si tienes una lista larga de números para resumir y deseas realizar comparaciones distintas con cada número.
- En el informe que mostramos, puedes ver fácilmente cómo se comparan las ventas de golf del tercer trimestre en la celda F3 con las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, o con los totales generales.
CONCLUSIONES
- Por lo general, las tablas dinámicas es algo que la gente promedio no conoce, pero si las llegar a conocer y a utilizar bien se darían cuanta que les ahorrar el tiempo en su trabajo.
- Tabla dinámica sirve para obtener informes resumidos a partir de los datos que se tienen en una hoja de cálculo. Sin importar el tamaño de la base de datos, esta herramienta facilita su análisis e interpretación.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
- Poco Flexibles: Si bien hay muchas posibilidades, las Tablas Dinámicas no son tan flexibles como uno quisiera.
- Procesamiento y Cálculos: Si bien los elementos y campos calculados son una herramienta muy potente, no queda tan claro (por lo menos a primera vista) de cómo operan y muchas veces pueden llevar a confusión a usuarios no tan expertos.
- Dinámicas: justamente haciendo referencia a su nombre; el hecho de que sea tan fácil agregar y quitar dimensiones hacen que sea la herramienta ideal.
BIBLIOGRAFÍA O LINKOGRAFÍA
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