FUNCIONES DE FECHA Y
HORA
DEFINICIÓN:
Las
funciones de fecha y hora de Microsoft Excel son utilizadas para buscar fechas
específicas, para conocer la hora actual, para encontrar la diferencia en días
laborales entre dos fechas y muchas cosas más que serán de gran utilidad al
momento de estar trabajando con este tipo de datos.
Encuentra
el detalle y ejemplos de cada función haciendo clic sobre su nombre.
FUNCIONES:
LA
FUNCIÓN AHORA EN EXCEL
La
función AHORA en Excel devuelve la fecha y hora actuales del sistema. Esta
función no tiene argumentos ya que consulta la información del computador en el
momento exacto en que pulsamos la tecla Entrar.
Utilizar
la función AHORA
Para
poder utilizar la función AHORA en Excel es suficiente con introducir su nombre
y los paréntesis de la función:
=AHORA()
De
inmediato podrás observar la fecha y hora actuales en la celda:
La
información tendrá un formato dd/mm/aaaa hh:mm y lo podemos comprobar haciendo
clic derecho sobre la celda y seleccionando la opción Formato de celdas:
El
formato predeterminado de la función AHORA muestra solamente la hora y los
minutos pero si queremos mostrar también los segundos devueltos por la función
debemos utilizar un formato personalizado diferente.
Mostrar
segundos y milisegundos
Para
hacer que el resultado de la función AHORA muestre los segundos podemos
remplazar el formato personalizado de la celda:
dd/mm/aaaa
hh:mm:ss
Con
este nuevo formato la celda mostrará el segundo exacto en que fue introducida
la función AHORA:
LA FUNCIÓN HOY EN
EXCEL
La función HOY en Excel nos devuelve el número de serie de la fecha actual. Un número de serie es el número que Excel utiliza para identificar cualquier fecha a partir del 1 de enero de 1900.
CÓMO UTILIZAR LA FUNCIÓN HOY EN EXCEL
La función HOY en Excel no tiene parámetros así que para utilizarla solo tienes que colocar su nombre seguido de paréntesis en la celda donde quieres ver la fecha actual:
=HOY()
Si el formato de la ceda donde has colocado la función HOY es General, entonces Excel cambiará el formato de la celda a Fecha y mostrará la fecha de hoy:
Número de serie de la función HOY
Para conocer el número de serie que nos ha devuelto la función HOY será suficiente con cambiar el formato de la celda a General:
En este ejemplo la fecha 20/09/2012 tiene asignado el número de serie 41172. Excel volverá a mostrar la fecha si cambiamos de nuevo el formato de la celda a Fecha.
Debes recordar que la función HOY actualizará la fecha cada vez que se actualicen las fórmulas de la hoja así que, si guardar y abres el libro de Excel el día de mañana, la función HOY regresará una nueva fecha, es decir, la fecha del día actual.
CALCULAR LA EDAD CON LA FUNCIÓN HOY
La función HOY en Excel es de utilidad para calcular la edad de una persona si conocemos el año de su nacimiento. En la siguiente fórmula utilizo la función AÑO para obtener el año de la fecha actual y posteriormente le resto el año de la fecha de nacimiento de la persona:
El
cálculo de edad mostrado no toma en cuenta el día de nacimiento, pero nos da
una idea clara sobre la edad de la persona. Recuerda que la función HOY en
Excel siempre nos devolverá la fecha actual del sistema.
LA
FUNCIÓN AÑO EN EXCEL
La
función AÑO en Excel devuelve el número de año de una fecha que sea
especificada como argumento de la función. De esta manera, el único argumento
de la función es la fecha de la que deseamos conocer el año.
Sintaxis
de la función AÑO
Núm_de_serie
(obligatorio): La fecha de la que será devuelto el año.
La
función AÑO devolverá un número entero que se encontrará en el rango 1900-9999
ya que Excel utiliza un sistema de fechas basado en el año 1900 donde la fecha
más antigua es el día 1 de enero de 1900.
Ejemplos
de la función AÑO
Podemos
especificar la fecha como una cadena de texto en el argumento de la función AÑO
y obtendremos de regreso el número de año:
De
igual manera podemos especificar una fecha que se encuentre en alguna otra
celda y que tenga un dato de fecha.
Obtener
la diferencia en AÑOS
Si
tienes dos fechas y deseas conocer la diferencia en años que existe entre ambas
fechas podemos utilizar la función AÑO de la siguiente manera:
=AÑO(B1)
– AÑO(A1)
Esta
fórmula obtendrá el año de cada una de las fechas y posteriormente realizará la
resta:
La
función AÑO en Excel regresará siempre el año de la fecha que hayamos
especificado.
Artículos
relacionados
LA FUNCIÓN MES
La
función MES en Excel nos permite obtener el número de mes de una fecha
proporcionada. La función MES devolverá un número entero entre 1, que
representa el mes de enero, y 12 que representa al mes de diciembre.
Sintaxis
de la función MES
Núm_de_serie
(obligatorio): La fecha de la cual deseamos conocer el mes.
Ejemplos
de la función MES
En
la siguiente fórmula he especificado la fecha 15 de marzo del 2012 como
argumento de la función MES:
=MES("15/03/2012")
La
función MES devolverá el número 3 que corresponde al mes de marzo. El resultado
será consistente independientemente del formato que se haya utilizado para la
fecha. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que he colocado la
misma fecha en la celda A1 pero con un formato de fecha diferente:
La
función MES devolverá el número 3 al establecer como argumento el valor de la
celda A1.
Obtener
el mes actual
Si
queremos una formula que siempre nos devuelva el mes actual podemos utilizar la
función MES junto con la función HOY de la siguiente manera:
=MES(HOY())
Esta
formula regresará el número del mes actual de acuerdo a la fecha establecida en
tu computador.
Obtener
el nombre del mes
Si
deseas mostrar en una celda el nombre del mes en lugar de su número, podemos
utilizar la función TEXTO dando un formato especial a una fecha. En la
siguiente imagen puedes observar que en la celda B1 aplico el formato “mmmm” a
la fecha de la celda A2:
A
diferencia del formato que podemos dar con la función TEXTO, la función MES en
Excel siempre nos devolverá el valor numérico del mes de la fecha que
indiquemos como argumento. Este número será de mucha utilidad en caso de querer
hacer algún cálculo entre fechas.
FECHAS EN EXCEL
Excel
almacena una fecha como si fuera un número entero. Al utilizar un sistema como
éste, Excel puede sumar, restar y comparar fácilmente las fechas sin necesidad
de hacer alguna conversión ni cálculo especial.
Por
ejemplo, la fecha 1/1/2000 está representada por el número de serie 36526 y la
fecha 05/10/2000 tiene asignado el valor 36804. Como puedes imaginar, al
realizar una operación con fechas se utiliza su número de serie para facilitar
las operaciones.
El
primero y último día de Excel
Excel
reconoce todas las fechas posteriores a 1/1/1900. Es por eso que el primer día
del año 1900 tiene asignado el número 1. Por el contrario, el último día que
Excel reconoce es el 31/12/9999 el cual tiene asignado el número 2958465.
Valor
numérico de una fecha
Es
realmente sencillo conocer el valor numérico de una fecha, solamente cambia el
formato de la celda que contiene una fecha a un formato General y Excel
desplegará su valor numérico.
La función FECHA
Finalmente
mencionaré la función FECHA la cual nos ayuda a obtener el número de serie que
le corresponde a una fecha dados el día, el mes y el año.
FUNCIONES
DE TIEMPO EN EXCEL
Excel
provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con información de tiempo.
Estas funciones son de gran utilidad para extraer información específica de
hora, minuto y segundo de una celda que contiene un dato de tipo Hora.
Cada
función, de acuerdo a su nombre, extrae una parte específica de una hora con
tan solo especificar la celda que contiene el dato que deseamos analizar. Por
ejemplo, supongamos que la celda A 1 tiene la siguiente información:
LA
FUNCIÓN HORA EN EXCEL
Para
obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la función HORA de la
siguiente manera:
LA
FUNCIÓN MINUTO EN EXCEL
Para
extraer la información de los minutos utilizamos la función MINUTO:
LA FUNCIÓN SEGUNDO EN EXCEL
Y
finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la función
SEGUNDO:
Ya
lo sabes, cuando necesites extraer información específica sobre una hora puedes
hacer uso de las funciones de tiempo para facilitar cualquier cálculo
posterior.
LA
FUNCIÓN DIA EN EXCEL
La
función DIA en Excel nos devuelve el número de día de una fecha y que estará
expresado como un número entero entre 1 y 31. La función DIA tiene solamente un
argumento que es el número de serie de la fecha a analizar.
Sintaxis
de la función DIA
Núm_de_serie
(obligatorio): La fecha de Excel que será analizada para extraer el número de
día.
Ejemplos
de la función DIA
Para
ejemplificar el uso de la función DIA observa la siguiente fórmula:
=DIA("05/08/2012")
El
argumento de la función indica la fecha 5 de Agosto del 2012 por lo que el
resultado de la función será 5 que es el número de día. La función DIA
también puede tomar como argumento una fecha que se encuentre almacenada en
otra celda:
La
función DIA y los números de serie
Las
fechas en Excel son realmente números de serie que identifican a cada uno de
los días a partir del 1 de Enero de 1900 el cual tiene asignado el número 1 y a
partir de ahí la cuenta progresiva. Por ejemplo, el 5 de agosto el 2012 tiene
asignado el número de serie 41126 y si pasamos dicho número como argumento de
la función DIA obtendremos como resultado el número 5:
Obtener
el nombre del día
La
función DIA nos regresa solamente el número de día de la fecha proporcionada
pero en ocasiones necesitamos saber el nombre del día de la semana, es decir,
saber si el día corresponde a un domingo, lunes, martes, etc.
Para
conocer el nombre del día de una fecha determinada podemos utilizar la función
TEXTO de la siguiente manera:
La
función DIA en Excel siempre nos devolverá el número de día de la fecha
especificada.
LA FUNCIÓN DIAS.LAB
La
función DIAS.LAB en Excel nos ayuda a obtener el número de días laborables
entre dos fechas determinadas. La función DIAS.LAB nos permite especificar un
conjunto de días de vacaciones que serán excluidos de los días laborables
contabilizados.
Sintaxis
de la función DIAS.LAB
A
continuación una descripción de los argumentos de la función DIAS.LAB:
Fecha_inicial
(obligatorio): Es la fecha a partir de la cual se comenzarán a
contar los días laborables.
Fecha_final
(obligatorio): La fecha que marca el final de la contabilización de días
laborables.
Vacaciones
(opcional): Conjunto de una o varias fechas que serán
excluidas del calendario de días laborables.
La
función DIAS.LAB contabiliza los días laborables de lunes a
viernes y excluye los fines de semana (sábado y domingo).
Ejemplos
de la función DIAS.LAB
En
el siguiente ejemplo podrás observar el número de días laborables que existen
entre el 1 de enero del 2012 y el 22 de febrero del 2012.
Con
este resultado puedes comprobar que se han excluido los sábados y los domingos.
Ahora incluiré una lista de días de vacaciones de la siguiente manera:
Observa
que he colocado un nombre para el rango de celdas B3:B5 y lo he llamado
Vacaciones. En seguida modificaré la función DIAS.LAB para que considere los
días de vacaciones.
La
función deja de contabilizar las fechas especificadas como vacaciones y lo
puedes ver reflejado en el resultado final.
Si
por alguna razón llegamos a colocar en la lista de días de vacaciones la fecha
de un sábado o de un domingo esos días no surtirán ningún efecto porque la
función DIAS.LAB no contabiliza esos días.
Observa
en el siguiente ejemplo cómo he agregado a la lista de días de vacaciones un
par de fechas que corresponden a un sábado (18/02/2012) y un domingo (19/02/2012)
y sin embargo el resultado de la función DIAS.LAB no cambia respecto al ejemplo
anterior:
Observa que para este
último ejemplo no utilicé el nombre Vacaciones en el tercer argumento de la
función sino que coloqué explícitamente la referencia para el rango B3:B7. Esto
nos confirma que podemos utilizar ambos métodos al momento de especificar la
lista de días de vacaciones.
LA FUNCIÓN DIAS.LAB.INTL
La función
DIAS.LAB.INTL en Excel fue introducida en la versión 2010 y nos permite contar
los días laborables entre dos fechas pero con la ventaja de poder especificar
los días de la semana que necesitamos considerar como fines de semana además de
los días de vacaciones.
La sintaxis de la
función DIAS.LAB.INTL
La función
DIAS.LAB.INTL tiene cuatro argumentos que nos permiten personalizar
adecuadamente la manera en como deseamos contar los días laborables.
Fecha_inicial
(obligatorio): Fecha donde se inicia el conteo de los días laborables.
Fecha_final
(obligatorio): Fecha final del conteo de días laborables.
Fin_de_semana
(opcional): Número que especifica el día o días que serán considerados
como el fin de semana.
Días_no_laborables
(opcional): Conjunto de una o varias fechas que indican los días no
laborables.
Si
no especifica el argumento de Fin_de_semana la función DIAS.LAB.INTL hará el
cálculo de días laborables suponiendo un fin de semana de sábado y domingo.
Establecer
un fin de semana personalizado
El
tercer argumento de la función DIAS.LAB.INTL nos permite especificar los días
de la semana que serán considerados como fines de semana. Por ejemplo, si deseo
especificar que el fin de semana está formado sólo por el día domingo debo
escribir la función de la siguiente manera:
=DIAS.LAB.INTL(B1,B2,11)
El
número 11 en el tercer argumento de la función hará que se consideren sólo los
domingos como el fin de semana. Observa el resultado de la función recién
escrita.
A
continuación muestro la lista completa de números válidos para el tercer
argumento de la función DIAS.LAB.INTL:
Considerar
días no laborables
Para
agregar una lista de días no laborables a la función DIAS.LAB.INTL podemos
crear un rango con la lista de fechas que deseamos que no sean contadas. En el
siguiente ejemplo especificaré un fin de semana de viernes y sábado y además
agregaré tres fechas como días no laborables en el rango B3:B5:
La
función DIAS.LAB.INTL en Excel es una función muy flexible que seguramente se
adaptará adecuadamente a la manera en cómo necesites realizar el cálculo de los
días laborables.
LA
FUNCIÓN NUM.DE.SEMANA
La
función NUM.DE.SEMANA en Excel nos devuelve el número de semana del año que le
corresponde a una fecha determinada. Como sabemos, un año tiene 52 semanas por
lo que la función NUM.DE.SEMANA nos devolverá un entero entre 1 y 52
aunque también puede ser 53 o 54.
Sintaxis
de la función NUM.DE.SEMANA
Número_serie
(obligatorio): La fecha de la cual deseamos conocer la semana a la que
pertenece.
Tipo_devuelto
(opcional): Indica el día que se tomará como el primer día de la semana.
El
valor de Tipo_devuelto lo podemos proporcionar de acuerdo a la siguiente tabla:
De
acuerdo al valor del segundo argumento, la función NUM.DE.SEMANA sabrá qué día
deseamos establecer como el primer día de la semana.
Dos
sistemas de numeración de semanas
La
función NUM.DE.SEMANA puede utilizar dos sistemas de numeración de semanas
diferentes. El primer sistema es aquél que indica que la primera semana del año
será la que contenga el día 1 de enero. El segundo sistema de numeración es el
que identifica a la primera semana del año como aquella semana donde se
encuentre el primer jueves del año.
Es
importante conocer la diferencia entre ambos sistemas porque los resultados de
la función NUM.DE.SEMANA pueden variar de acuerdo al sistema elegido. Aunque en
realidad, la única manera en que podemos utilizar el segundo sistema es
especificando el valor 21 tal y como puedes verlo en la imagen anterior.
Ejemplos
de la función NUM.DE.SEMANA
Como
primer ejemplo he colocado la fecha 01/01/2012 en la celda D1 y en la tabla
inferior podrás observar la función NUM.DE.SEMANA con los diferentes posibles
valores para el argumento Tipo_devuelto.
Como
lo mencioné anteriormente, la función NUM.DE.SEMANA utiliza principalmente el
sistema de numeración de semanas que indica que la primera semana del año es
aquella que tiene el día 1 de enero por lo que es de suponerse que obtendremos
el número de semana 1 para la fecha 01/01/2012 excepto en el último caso donde
se utiliza un sistema de numeración de semanas diferente.
Cuando
utilizamos el valor 21 para el segundo argumento de la función NUM.DE.SEMANA le
estamos indicando dos cosas a la función, en primer lugar que debe utilizar el
sistema de numeración donde la primera semana del año es aquella que contenga
el primer jueves del año y en segundo lugar que la semana inicia en lunes.
Puedes
comprobar con cualquier calendario que el día 01/01/2012 fue un domingo. Es por
eso que, bajo este sistema de numeración de semanas, dicho día no pertenece a
la primera semana del año 2012 sino a la última semana del año 2011.
Hagamos
otro ejemplo similar pero ahora colocando la fecha 01/01/2009 que fue un día
jueves.
Todas
las opciones de la función NUM.DE.SEMANA devuelven el valor 1 porque el día
especificado fue un día jueves y por lo tanto coincide que la semana que tiene
al 1 de enero del 2009 también tiene el primer jueves del año.
Día
de inicio de la semana
Ya
hemos revisado que el sistema de numeración de semanas tiene un efecto en el
resultado de la función NUM.DE.SEMANA pero también lo tendrá el día de la
semana que elijamos. A continuación puedes observar los diferentes resultados
de la función de acuerdo al día de semana elegido para el 6 de septiembre del
2012:
Como
puedes observar, el día que se haya elegido como el inicio de la semana
influirá en el resultado final. Por tal motivo debes prestar atención al día de
inicio que vayas a elegir, aunque en realidad las opciones más comunes son
Domingo = 1 y Lunes = 2.
Años
de 53 o 54 semanas
En
Excel es común que la función NUM.DE.SEMANA regrese el valor de semana 53 para
los últimos días del año ya que siempre tendremos uno o varios días que
sobrepasen la semana 52 dependiendo del día en que haya iniciado el año.
Existen
algunos casos especiales donde la función NUM.DE.SEMANA nos devuelve como
resultado el número de semana 54 especialmente cuando el año ha iniciado en los
últimos días de la semana.
Como
ejemplo mostraré el cálculo para la fecha del 31 de diciembre del 2004.
Específicamente el año 2004 inició el jueves 1 de enero por lo que los últimos
días del año formarán parte de la semana 53.
Si
adicionalmente indicamos a la función NUM.DE.SEMANA que debe iniciar las
semanas con el día viernes (celda D11) estaremos indicando que la primera
semana del año 2004 tendrá un solo día que será el jueves 1 de enero y
por lo tanto el viernes 31 de diciembre del 2004 será el único día de la semana
54.
El
número de semana ISO
La
Organización Internacional de Normalización (ISO) estableció el estándar donde
las semanas inician en lunes y terminen en domingo además de que la primera
semana del año debe ser la semana que contenga el primer jueves del año.
Anteriormente
era imposible cumplir este estándar con la función NUM.DE.SEMANA ya que siempre
se tomaba la primera semana del año como la semana donde se encontrara el día 1
de enero.
Sin
embargo a partir de Excel 2010 podemos utilizar el valor 21 como el segundo
argumento de la función para cumplir con el estándar ISO. Te recomiendo leer el
artículo Calcular el número de semana en Excel donde hablo un poco más sobre el
tema del número de semana ISO y donde muestro una fórmula que puedes utilizar
para cumplir con dicho estándar en caso de que tengas Excel 2003 o Excel 2007.
RECOMENDACIONES:
Con
estas funciones nos facilita a poder identificar todas y muy
específicamente para hacer mejor y más sencillo con las fórmulas de las
funciones de fecha y hora. etc
CONCLUSIONES:
He
llegado a la conclusión de que si nosotros nos ponemos a aprender todas estas
funciones pues nos facilitaría el trabajo y por ende nos sería más fácil.
LINKOGRAFÍA
No hay comentarios:
Publicar un comentario